Avere a che fare con una pubblica amministrazione può risultare spesso complicato. La burocrazia, soprattutto nel nostro paese, tende ad essere macchinosa e ad avere tempi piuttosto lunghi. Come se non bastasse, le procedure burocratiche per l'ottenimento di un documento, sia esso un accertamento o una verifica di qualsiasi genere, si rivelano spesso complesse ed articolate, al punto da rendere necessario l'intervento di un tecnico specializzato in grado di gestire la pratica nella maniera corretta. Nel corso degli ultimi anni, però, si è cercato di porre rimedio a questa situazione e l'espansione della tecnologia digitale ha giocato un ruolo di primo piano.
La digitalizzazione degli archivi
Per rendere più snello ed agevole l'espletamento delle pratiche concernenti la pubblica amministrazione, il Governo ha approntato una misura per la progressiva digitalizzazione degli archivi (Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. 445/2000). Nello specifico, il testo di legge imponeva alle pubbliche amministrazioni di "realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi".
In aggiunta, le disposizioni in materia prevedevano anche, da parte delle P.A., una valutazione "in termini di rapporto tra costi e benefici" relativa al "recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione". In sintesi, il testo unico ha imposto sia la creazione di un database digitale sia la digitalizzazione dei documenti più importanti conservati nei preesistenti archivi cartacei.
I sistemi digitali devono garantire sicurezza ed integrità, la registrazione corretta di ogni singolo protocollo e consentire sia il reperimento delle informazioni relative ad un dato documento, sia la consultazione dello stesso. Infine, il sistema deve essere organizzato in modo tale da garantire la corretta catalogazione e consultazione dei protocolli registrati.
Le agenzie di pratiche online
Ciascuna pratica relativa alla pubblica amministrazione è gestibile attraverso il sito di riferimento di un ente specifico. I portali governativi sono corredati di guide informative e specifiche sezioni in cui reperire la modulistica necessaria all'espletamento di una particolare formalità.
In alternativa, è possibile rivolgersi anche a siti specializzati in servizi di pratiche online. All'indirizzo https://www.ivisura.it/, ad esempio, è possibile farsi un'idea di quali servizi vengano forniti da questo genere di portali.
L'iter, in genere, è molto semplice: una volta selezionato il 'prodotto' da acquistare, si compilano i campi di testo necessari a reperire le informazioni richieste o il documento desiderato e, entro tempi generalmente piuttosto brevi, si riceve un prospetto contenente il prodotto acquistato (è necessario indicare un indirizzo e-mail al quale ricevere il documento).
Per quanto riguarda, nello specifico, la gamma di servizi offerti dai siti di pratiche online comprende:
- visura catastale (e correzione di visura catastale)
- visura procedure in corso
- visura soci azienda
- visura camerale
- visura ipotecaria
- planimetria catastale (e correzione di planimetria catastale)
- mappa catastale
- calcolo di superficie planimetrica
- visura ipocatastale (completa o di singola nota)
- visura, mappa o planimetria da Google Maps
- visura atti immobiliari
- ispezione in Conservatoria
- bilancio aziendale
- visura targa veicolo
- visura telaio veicolo
- certificato cronologico del veicolo
- preventivi per servizi tecnici.
I siti specializzati all'interno di questo particolare settore offrono agli utenti anche la possibilità di documentarsi in prima persona, per mezzo di guide dettagliate ed approfondite inerenti ad ogni tipo di servizio erogato o formalità reperibile all'interno dei registri pubblici.
In sintesi, i servizi acquistabili presso un sito di pratiche online riguardano diversi enti e registri nazionali: il catasto, la Conservatoria, le Camere di Commercio e il PRA (Pubblico Registro Automobilistico). Il principale vantaggio offerto da questo genere di portali è la possibilità di ottenere quanto richiesto in tempi molto brevi (indicati in maniera esplicita). I costi, infine, tendono ad essere piuttosto omogenei: le differenze sono dettate spesso e volentieri dalla modalità di fornitura del servizio (una consegna più rapida può rappresentare un fattore di maggiorazione della tariffa).
