Sono ormai molto numerose le aziende che decidono di integrare nei propri processi di lavoro dei sistemi di archiviazione documentale; questo strumento viene ormai riconosciuto come un elemento di gestione aziendale dalle grandissime possibilità, grazie al quale si possono davvero rilevare riduzioni dei tempi e dei costi e incrementi sensibili dell’efficienza. Non sempre, però, all’interesse corrisponde la conoscenza; l’Italia soffre ancora di una diffusa riluttanza ad acquisire pienamente gli strumenti dell’informatica e perfino i suoi termini, tanto che spesso leggere la brochure di un sistema di gestione documentale – o anche, semplicemente, un articolo sull’argomento in qualche rivista di settore – può far incontrare sigle del tutto indecifrabili. Con l’aiuto di un’azienda tutta Italiana fra le più importanti del settore, la Datasis, abbiamo stilato una lista delle sigle più importanti e utili da conoscere:

OCR

OCR sta, in inglese, per Optical Character Recognition, ossia “Riconoscimento ottico dei caratteri”. Cosa significa? Significa che un sistema OCR è capace di riconoscere, nella scansione di un documento, i simboli alfanumerici, e considerarli appunto come tali e non come immagini. Questo significa che un testo scansito diventa subito digitale, e che quindi il sistema può riconoscerne il contenuto per trarne indici o dati utili. È una delle funzioni più utili ed importanti nell’archiviazione documentale.

WFM

Anche WFM è una sigla inglese, e sta per Workflow Management, che si traduce con “Gestione del flusso di lavoro”. Di che si tratta? È molto raro che in un’azienda un documento sia opera di una sola persona; la maggior parte passa da diverse figure, che lp completano, lo verificano, e magari ne approvano l’utilizzo. Una buona gestione documentale deve necessariamente integrarsi in questo flusso di lavoro, ma deve anche facilitarlo e migliorarlo, sempre senza – e questa è la sfida – diventare intrusiva o ostacolarlo.

EDC

EDC è la sigla che indica Electronic document capture, ossia cattura elettronica dei documenti. Se vogliamo è la base stessa del concetto di archiviazione documentale, dato che questa consiste innanzitutto nella conversione dei documenti da un formato cartaceo a uno digitale. L’EDC consiste sia in questa fase che in tutte quelle che ne derivano, quindi la scansione, il riconoscimento del testo, e ove necessario la conversione delle immagini: in breve tutti i processi che rendono possibile trasformare un intero archivio in file digitali.

EDMS

EDMS è la sigla che sta per Electronic document management system: l’abbiamo posta alla fine perché è quella che riassume un po’ tutte le funzioni di un sistema di archiviazione digitale. Un sistema di questo tipo, infatti, deve poter archiviare i documenti come file digitali in un database elettronico, indicizzarli, e permettere di ricercare all’interno dell’archivio per recuperare in pochi secondi qualsiasi specifico file.